オフ開催ノウハウ集

第1回車載動画オフをはじめて、第3回までにかなり大規模なオフになってきました。
車載動画オフに限らず、大規模オフ開催をしたいと思っている人のために、オフ運営で培ったノウハウを、ネットに公開されている数々のオフ会ノウハウを交えて、まとめてみました。オフ会運営した経験者さんの加筆/修正歓迎します。(とりあえず思いつくままに書いています。構成等はあとで・・・)

告知・事前登録

告知
日程や場所を告知
目的
何をするか告知
費用
確定しない初期の段階ではだいたいの目安を。リスクを考えて余裕を持つべし
参加資格
ある程度限定するか、だれでもOKにするか。当日飛び入りをOKにするか等
最初の登録で連絡先(メールアドレス)の登録は必須
理由:その後の連絡をくれない人が多い。告知サイトを見ない人が多い。メールアドレスにメールを出して、回答してくれる人は8割程度

携帯メールはフィルタリングされる→PCメール必須にする?

そもそもメールを見ない人もいる→メールはあてにならない

※最初の登録時に必要な情報はすべて集める必要がある
メールアドレス、禁煙/喫煙、部屋割り希望、宿泊施設用本名

集合場所・集金・移動

  • 20人以上なら団体割引が使えないか調べる
  • 車が多数集合すると予想されるオフの場合、普段から調べておく。
  • 雨天時の対策を考えておく必要がある。
  • 集金を行う際 ある程度大規模なオフになってくると、集金→まとめて会計係が支払うことになるが、
    • 事前にリストを公開しておき、集金の際No.と名前を言ってもらう事で、チェック係が必死にリストから名前を探す事が避けられる。2箇所に分散し、偶数の人はこちら、奇数の人はこちらみたいな振り分けも容易に。

宿の確保・宴会

  • 50人を超える規模になってくると宿の確保が大変。先手必勝!
  • キャンセル等の考慮
  • 団体ならシャトルバスを出して貰えないか調べる
  • 宴会は食べ放題/飲み放題が幹事としては楽だが、費用がかさみそうなら別途。
  • (第4回)宴会時のビンゴゲームは長すぎたかも(1時間/宴会2時間)
    • 当日持ってきて頂ける方が多く事前に景品の数が読めなかった。
    • 宴会はむしろ何もしないほうがいいかも。
      • 動画上映、お話などすると、みんなそちらを見る→交流の場にならない

リスクコントロール

  • 関連オフ企画について
    • 掲示板での告知は責任者(幹事)を明確にしてもらう
    • あまりに大規模になりそうな場合はあらかじめ責任者を決定
    • 関連オフでの注意事項
      • 社会人としてのモラルに基づき迷惑行為は厳に慎むこと。特に大人数になるとハメを外しやすいから注意。
      • 大規模な集まりは、予約または施設管理者の了解を得ること(何人以上?は施設による)
  • 車載オフでのリスク
    • 集合場所(駐車場)は占有しておきたい
      • 施設管理者に問い合わせ、必要なら契約
      • 占有できない場合は基本的に集合場所としない
    • 会場での行為
      • 部外者の立ち入る可能性のある場所でのコスプレ等は禁止
    • ニコ生、ustream放送について
      • 基本的に会場で他人が映り込むような配信は禁止
      • オフィシャルの放送をひとつ設ける。アングル固定、誤って人が入り込まないように。
  • …といったような注意事項を参加者向けにも告知する
    • 車載オフ以外のちっちゃなオフ向けの「気をつけるべき事」みたいなものも欲しいけどどこに載せよう?

リンク .

以下のリンクを参考にさせて頂きました。

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